Zásady zpracování osobních údajů

Službu Volaryx provozuje Ondřej Hubáček, IČO: 07371578, DIČ: CZ9612011750, se sídlem Františka Metelce 174, 391 75 Malšice (dále jen „provozovatel“). Kontakt pro záležitosti osobních údajů: info@volaryx.com.

Provozovatel vystupuje ve dvou rolích:

• Správce — u údajů uživatelů služby (firem a podnikatelů, kteří si zřídili účet; dále jen „uživatel“).
• Zpracovatel — u údajů, které do kalkulačky vyplní zákazníci uživatele. Správcem těchto údajů je uživatel (provozovatel kalkulačky, u kterého zákazník poptává tisk); podmínky zpracování stanoví zpracovatelská smlouva v části 8 těchto zásad.

a) Údaje uživatelů (jsme správce):

• Účet a fakturace — e-mail, název firmy, IČO, DIČ, adresa. Účel: vedení účtu, poskytování služby, fakturace a plnění daňových povinností. Právní základ: plnění smlouvy a právní povinnosti.
• Nastavení a obsah účtu — ceníky, texty, logo, přijaté poptávky. Účel: poskytování služby. Právní základ: plnění smlouvy.
• Platební údaje — zpracovává platební brána (Stripe); provozovatel nemá přístup k číslům karet. Právní základ: plnění smlouvy a právní povinnosti (účetnictví).
• Provozní a technické záznamy — záznamy o chybách a provozu služby (mohou obsahovat IP adresu a technické údaje o zařízení). Účel: zabezpečení, odhalování a oprava závad. Právní základ: oprávněný zájem na spolehlivém a bezpečném provozu.
• Servisní e-maily — zprávy nutné k chodu účtu (potvrzení registrace, obnova hesla, upozornění k předplatnému a poptávkám). Právní základ: plnění smlouvy, nelze je odhlásit.
• Produktové novinky — příležitostné e-maily o novinkách, vylepšeních a tipech k používání Volaryx zasíláme registrovaným Uživatelům na základě oprávněného zájmu (jde o informace ke službě, kterou už používají), vždy s možností odhlášení jedním kliknutím v každém e-mailu.
• Pošta (e-mailový klient v administraci) — pokud uživatel tuto funkci zapne, propojí Volaryx se svou e-mailovou schránkou přes sub-dodavatele Unipile. Obsah e-mailů (přijaté i odeslané zprávy) se u nás trvale neukládá do databáze — při otevření schránky se pokaždé znovu načte přímo ze schránky uživatele a dočasně drží jen v paměti prohlížeče. Účel: umožnit komunikaci se zákazníky přímo z administrace. Právní základ: plnění smlouvy.

b) Údaje zákazníků uživatele (jsme zpracovatel): jméno, e-mail, telefon, fakturační a dodací adresa, případně IČO/DIČ, obsah poptávky včetně nahraných souborů (3D modely a přílohy). Účel: předání a vyřízení poptávky u zvoleného uživatele. O účelu a době zpracování rozhoduje uživatel jako správce; zákazník se s dotazy a žádostmi obrací primárně na něj.

• Údaje účtu — po dobu trvání účtu. Po zrušení účtu běží 30denní ochranná lhůta (zrušení lze vzít zpět) a poté jsou data účtu nevratně smazána.
• Účetní a daňové doklady — po dobu stanovenou právními předpisy.
• Poptávky a jejich přílohy — záznam o poptávce (bez nahraných souborů) zůstává v uživatelově administraci po dobu, kterou určuje uživatel jako správce (nejdéle do smazání poptávky uživatelem nebo zániku jeho účtu). Samotné nahrané soubory (3D modely a přílohy) se z úložiště automaticky mažou po 14 až 365 dnech od odeslání poptávky — konkrétní lhůta se řídí tarifem uživatele (delší tarif = delší uchování souborů).
• Dočasné soubory kalkulačky (podklady výpočtu ceny, které nebyly odeslány jako poptávka) — mažeme automaticky krátce po výpočtu, zpravidla do 48 hodin.
• Provozní a chybové záznamy — po omezenou dobu nutnou k zabezpečení a ladění provozu, poté se automaticky mažou.

Údaje nikomu neprodáváme. K provozu služby využíváme prověřené subdodavatele, kteří údaje zpracovávají podle našich pokynů:

• Supabase — databáze, přihlašování a úložiště souborů (servery v EU, Frankfurt).
• Vercel — hosting aplikace.
• Stripe — zpracování plateb a fakturace předplatného.
• Resend — odesílání e-mailů.
• Fly.io — technický výpočet parametrů 3D modelů (servery v EU, Frankfurt).
• Sentry — sledování chyb aplikace (servery v EU).
• PostHog — produktová analytika a měření průchodu službou pod náhodným identifikátorem nebo technickým ID firmy (servery v EU).
• Better Stack — hlídání dostupnosti služby (bez přístupu k údajům zákazníků).
• Unipile — technické zprostředkování přístupu k e-mailové schránce uživatele pro funkci Pošta (viz část 2a); obsah e-mailů u nás trvale neukládáme.

Někteří subdodavatelé mohou zpracovávat údaje i mimo EU/EHP (zejména USA); v takovém případě je předání zajištěno rozhodnutím Evropské komise o odpovídající ochraně (EU–U.S. Data Privacy Framework) nebo standardními smluvními doložkami. Údaje můžeme dále zpřístupnit orgánům veřejné moci, ukládá-li nám to právní předpis.

Data jsou přenášena šifrovaně (HTTPS), přístup k nim je řízen na úrovni jednotlivých účtů (každý uživatel vidí výhradně svá data), tajné údaje se neukládají do prohlížeče a databáze je pravidelně zálohována. Přístup provozovatele do účtů uživatelů je omezen na nezbytnou správu a podporu a je zaznamenáván.

Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu či výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Žádosti vyřizujeme na e-mailu info@volaryx.com bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce.

Máte rovněž právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz).

Jste-li zákazníkem některého z našich uživatelů (poptávali jste tisk přes jeho kalkulačku), obracejte se se žádostmi primárně na něj jako na správce vašich údajů; rádi mu s vyřízením pomůžeme.

Používáme pouze technické cookies nezbytné pro přihlášení a chod služby. Podrobnosti v Zásadách cookies.

Tato část tvoří zpracovatelskou smlouvu podle čl. 28 GDPR mezi uživatelem (správce) a provozovatelem (zpracovatel). Uzavírá se přijetím obchodních podmínek a trvá po dobu existence účtu.

• Předmět a povaha zpracování: ukládání, zobrazování a předávání údajů, které zákazníci správce vyplní v kalkulačce a poptávkovém formuláři (kategorie údajů viz část 2 písm. b; subjekty údajů = zákazníci správce), za účelem přijetí a vyřízení poptávky.
• Pokyny: zpracovatel zpracovává údaje výhradně pro chod služby v rozsahu těchto zásad; doloženým pokynem správce je užívání a nastavení služby.
• Mlčenlivost a zabezpečení: zpracovatel zachovává mlčenlivost a přijímá technická a organizační opatření dle části 5.
• Další zpracovatelé: správce uděluje obecné povolení k zapojení subdodavatelů uvedených v části 4. Změnu seznamu zpracovatel předem oznámí (e-mailem nebo v administraci); správce může z tohoto důvodu vypovědět smlouvu zrušením účtu.
• Součinnost: zpracovatel je správci nápomocen při vyřizování žádostí subjektů údajů a plnění povinností v oblasti zabezpečení a ohlašování porušení; porušení zabezpečení oznámí správci bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozví.
• Výmaz: po zániku účtu zpracovatel údaje smaže postupem dle části 3, ledaže právní předpis vyžaduje jejich další uložení.
• Doložení souladu: zpracovatel poskytne správci na vyžádání informace nezbytné k doložení plnění povinností dle tohoto ujednání.

Zásady můžeme aktualizovat, zejména při změně subdodavatelů, funkcí služby nebo právních předpisů. Podstatné změny oznámíme uživatelům e-mailem nebo v administraci. Aktuální znění je vždy na této stránce.